De basis van een sociaal intranet

De 4 C's – content, communicatie, community en collaboration, vormen de basis van een sociaal intranet. Deze onderdelen moeten goed georganiseerd zijn wil je de kansen van een sociaal intranet optimaal kunnen benutten.

1. Communicatie

Een sociaal intranet kun je niet alleen inzetten om met collega’s in gesprek te gaan en te reageren op documenten, je kunt ook communiceren met klanten, partners en andere zakenrelaties. Deel nieuwsberichten op een openbare pagina, of deel contracten in een besloten omgeving met klanten. In Mett kun je zowel openbaar als besloten met een selecte groep communiceren. Veilig, vanuit één sociaal intranet.

2. Community

Binnen een sociaal intranet van Mett kunt je groepen (communities) starten waarmee je wilt samenwerken rondom thema’s. Dit is een ruimte waar je documenten kunt delen met de leden van de groep, updates kunt plaatsen, discussiëren en reageren. Zo wordt kennis en informatie slim gedeeld binnen een community.

3. Content

In de kern is een sociaal intranet nog steeds een omgeving waar documenten, afbeeldingen, video’s, nieuwsberichten en andere content op wordt gedeeld. Daarom is het essentieel dat iedere gebruiker eenvoudig de gewenste content kan vinden.

Hoe vind je snel de juiste informatie op een sociaal intranet? In Mett helpen we gebruikers op de volgende manieren:

  • Tags. Door tags aan content te koppelen kun je eenvoudig zoeken op thema’s.
  • Widgets. Gebruikers bepalen zelf welke informatie zij willen zien. Zo kunnen ze bijvoorbeeld filteren op de laatst geüploade documenten, nieuwsberichten, reacties, updates in groepen en ga zo maar door.
  • Persoonlijke documentenpagina. Dit is een pagina waar gebruikers persoonlijke documenten kunnen plaatsen of documenten waar zij nog aan werken.

4. Collaboration

Waar een sociaal intranet om draait, is slim en veilig samenwerken. Efficiënter, effectiever en leuker samenwerken. Wil je nog een stap verder gaan dan samenwerken? In een sociaal intranet is ook co-creatie mogelijk. Co-creatie is een vorm van samenwerken waarbij verschillende gebruikers ideeën kunnen aandragen en deze samen kunnen uitvoeren. Zo kun je samen met collega’s eenvoudig aan beleidsstukken werken of zelfs samenwerking aangaan met klanten.

Start met slim samenwerken

Ga je starten met een sociaal intranet, start dan met de basis. Ben je benieuwd hoe jouw organisatie slimmer kan samenwerken? Plan een vrijblijvende afspraak in, via (030) 292 07 01 of vraag een gratis testomgeving aan.

Probeer gratis

Veilig samenwerken in de cloud

Veilig online samenwerken staat bij veel bedrijven op de agenda. Maar wat houdt dit precies in? Wij geven tips waar je op moet letten bij het kiezen van een social intranet, het beheren en het werken op het platform.

1. Kies een streng beveiligd Nederlands social intranet

Als je niet kiest voor een Nederlands social intranet maar bijvoorbeeld voor een Amerikaans platform zoals Yammer of Jive, heb je te maken met Amerikaanse wetgeving en de Patriot Act. De Amerikaanse overheid heeft in dit geval toegang tot jouw data. Kies daarom voor een streng beveiligd Nederlands social intranet. Hiermee garandeer je de privacy en veiligheid van jouw online data.

Het beveiligen van jouw data is voor ons prioriteit. Het social intranet van Mett, de servers en de data zijn technisch goed beveiligd en staan in een streng beveiligd serverpark in Nederland.

2. Beveilig het platform met sterke wachtwoorden

Wat geen verrassing zal zijn, is dat de wachtwoordsterkte ontzettend belangrijk is voor een goed beveiligd online samenwerkingsplatform. Waarom moeten we nu veiliger online samenwerken?

  • Het kabinet is er al over uit. Zij willen werken alleen nog maar samenwerken op een digitale omgeving in een Nederlandse cloud;
  • 24% van de Nederlanders heeft slechts één wachtwoord. Zo maak je het hackers wel erg gemakkelijk;
  • 43% van de Nederlanders wijzigt zijn of haar wachtwoord nooit;
  • 22% gebruikt wachtwoorden bestaande uit enkel letters;
  • Veel wachtwoorden zijn erg gemakkelijk te raden. Nummer één van de meest gekozen wachtwoorden in Europa? De naam van je huisdier.


In het social intranet van Mett helpen wij je bij het kiezen van een sterk wachtwoord. Bij het instellen van een nieuw wachtwoord kun je zien hoe sterk jouw wachtwoord is. Daarnaast moet het wachtwoord van alle gebruikers van Mett bestaan uit minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 cijfer en 2 speciale tekens.

3. Wees secuur in het geven en beheren van rechten op het online platform

De rechtenstructuur van een online samenwerkingsplatform bepaalt wie wat mag zien en doen op het social intranet. Naarmate het aantal gebruikers toeneemt moet dit geen oerwoud worden. Veilig en efficiënt online samenwerken met collega's en externe partijen kan op één social intranet, mits je de rechtenstructuur secuur onderhoudt. Maak hier een plan voor en controleer dit regelmatig. Als de rechtenstructuur op jouw social intranet goed is ingedeeld, kun je namelijk met honderden collega's, externe partijen, leden, klanten en andere betrokkenen veilig digitaal informatie uitwisselen.

Mett groeit met jouw organisatie mee. Naarmate de organisatie groeit wil je de veiligheid van jouw social intranet nog altijd kunnen garanderen. Daarom krijgen alle nieuwe beheerders van een social intranet van Mett training in het veilig beheren van het platform. Tijdens deze training wordt extra aandacht gegeven aan de rechtenstructuur en het belang van het secuur beheren hiervan.
 

Probeer Mett nu 1 maand gratis

Wil jij veilig online samenwerken met collega's en externe partijen? Ervaar zelf wat allemaal mogelijk is in het social intranet van Mett.
Vraag jouw gratis testomgeving aan.

Veilig samenwerken in de cloud - Probeer gratis

De weg naar een succesvol social intranet

Op onze website Mett.nl hebben we onlangs een blog geplaatst "de weg naar een succesvol platform". Dit overzicht is ideaal voor iedereen die een succesvol social intranet wil. Per fase zijn praktische tips en to do’s uiteengezet. Handvatten die je vanaf de onderzoeksfase tot en met de beheer en evaluatiefase op weg helpen.


Bron: mett.nl

Wil jij een succesvol social intranet? Download de PDF "de weg naar een succesvol platform" en deel deze met collega’s. Laat ons weten in welke fase jij je bevindt en laat je vrijblijvend adviseren door een van onze specialisten.

Ik wil een adviesgesprek

Tips voor de community manager – in 12 maanden een succesvol social intranet

Veilig en efficiënt online samenwerken via een social intranet is vandaag de dag noodzaak. De wens van veel organisaties is een laagdrempelig, interactief platform dat medewerkers verbindt. Een platform waardoor medewerkers met elkaar in contact blijven en waar zij informatie eenvoudig kunnen delen. Zo ga je van top-down communicatie naar horizontale communicatie. Vanaf de lancering van een social intranet is de community manager negen tot twaalf maanden bezig om het platform tot een succes te maken. Gedurende die maanden is het de taak van de community manager om gebruikers te betrekken, activeren en enthousiasmeren. Maar zelfs voor de lancering van het social intranet moeten de gebruikers betrokken worden. Wij vertellen je hoe je dit kunt doen. Tips voor de community manager! Zo krijg je een succesvol social intranet.

1. De pull fase

Wat willen de gebruikers?
De eerste stap is de pull fase. Om het social intranet aantrekkelijk te maken voor de gebruikers moet je starten met het inventariseren en prioriteren van de wensen. Vraag de gebruikers naar hun vijf top-taken. Wat moeten de gebruikers snel kunnen doen om hun werk uit te voeren? Waar zijn de gebruikers naar op zoek? Waar klagen ze over bij de koffieautomaat? Wij voeren hiervoor vaak een toptaken onderzoek uit. Lees deze blog met meer tips over het betrekken van gebruikers van een social intranet in een vroeg stadium. http://slimsamenwerkenstarthier.nl/blog/#blogItem6

2. De push fase

Hoe vergroot je de betrokkenheid van de gebruikers?
Zodra er een strategie is ontwikkeld op basis van de wensen van de gebruikers kan het social intranet worden ingericht en gelanceerd. Nu komen we aan bij de push fase, de fase waarin de druk ligt bij de community manager. Maar eigenlijk noem ik het liever geen community manager, maar een gastvrouw of –heer. De gastvrouw (voor het gemak) stapt op groepen mensen af, zorgt ervoor dat zij het naar hun zin hebben en biedt ze drankjes aan. Het is het doel van de gastvrouw dat de gasten, de groepen mensen, terugkomen. Op een social intranet werkt dit precies hetzelfde. Een community manager onderhoudt het social intranet waardoor de gebruikers een reden hebben om terug te komen, helpt de gebruikers op weg, brengt verschillende gebruikers met elkaar in contact en enthousiasmeert gebruikers om het platform actief te gebruiken.

In zes maanden een succesvol social intranet, dat klinkt toch best aantrekkelijk. Het vergt echter wel wat van de community manager. Maak het jezelf makkelijk door een checklist te maken van wekelijkse to do’s. Enkele tips om de betrokkenheid van de gebruikers te vergroten:

1. Focus op de hoog betrokkenen.
Ieder social intranet heeft 3 groepen van type gebruikers. Laag betrokkenen, die alleen kijken maar niet reageren, gemiddeld betrokkenen, die wel eens reageren maar zelf geen discussies zullen starten, en hoog betrokkenen, die discussies starten en gesprekken op gang houden. Focus op de groep hoog betrokkenen, zij zullen de minder betrokken gebruikers vanzelf enthousiasmeren en meetrekken.

2. Organiseer gebruikerssessies.
De kans dat het social intranet niet direct voor de 100 procent voldoet aan de wensen van de gebruikers is zeer groot. Organiseer gebruikerssessies en optimaliseer het platform en de communicatie aan de hand van de feedback.

3. Geef gebruikers een reden om naar het social intranet te gaan.
Biedt bepaalde informatie niet aan per mail of brief, maar alleen op het social intranet. Op die manier hebben gebruikers een reden om naar het platform te gaan.

4. Maak de drempel zo laag mogelijk.
"Niet wéér een nieuw systeem," zul je waarschijnlijk van de laag betrokken gebruikers horen. De toegevoegde waarde zullen deze gebruikers pas zelf ervaren als zij regelmatig naar het social intranet gaan. Maak de drempel daarom zo laag mogelijk. Stel het platform in als startpagina in de browser en maak het inloggen zo gemakkelijk mogelijk. Dit kan via een automatische inlog (Active Directory) of Social Media inlog.

5. Integreer het social intranet standaard met bijeenkomsten.
Plaats voorafgaand aan een bijeenkomst de documenten op het social intranet, start de discussie alvast online en praat hier tijdens de bijeenkomst over verder. Deel het gespreksverslag na afloop, houd betrokkenen op de hoogte van de voortgang, plan via het social intranet de volgende bijeenkomst in en ga zo maar door. Door de online activiteiten op het social intranet te koppelen aan de offline activiteiten (face to face bijeenkomsten) vergroot je de betrokkenheid.

6. Nodig gebruikers aan om deel te nemen aan het gesprek.
Sommige gebruikers hebben een duwtje in de rug nodig. Tag gebruikers in een reactie en nodig ze uit om deel te nemen aan een discussie of vraag ze om hun visie te delen op een nieuwsbericht. De community manager moet het voorbeeld geven en de gebruikers actief betrekken op het social intranet. De hoog betrokkenen zullen dit voorbeeld al snel volgen.

Start ook met slim samenwerken

Wij kunnen je gedurende het gehele proces ondersteunen. Zowel tijdens de pull fase als de push fase. Ben jij benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Neem dan contact met ons op.

Stuur een e-mail

Het Nieuwe Samenwerken - Publicatie blad C

In juni hebben wij een round table sessie georganiseerd over nieuwe vormen van samenwerken. Het thema "netwerken als communicatievraagstuk" stond tijdens deze sessie centraal. Bij het gesprek waren verschillende communicatieprofessionals werkzaam in of voor de overheid aanwezig. Jeroen Rispens leidde het gesprek, maar veel hulp was niet nodig. Het gesprek kwam al snel op gang en daar zijn goede discussies uit voortgekomen.

Round Table sessie

Aanleiding voor de round table sessie was de veranderende manier van samenwerken binnen de overheid. Uit de noodzaak om meer te gaan samenwerken zijn tal van samenwerkingsorganen ontstaan. Binnen deze samenwerkingsorganen werken specialisten langdurig en intensief samen en bouwen zij netwerken van relaties op. Door de nieuwe manier van samenwerken neemt de complexiteit van het delen van kennis en informatie toe. Tijdens deze round table sessie werd besproken hoe men om moet gaan met deze complexiteit.

Publicatie blad C – download het artikel "Het Nieuwe Samenwerken"

Aan de hand van deze round table sessie heeft Logeion een artikel gepubliceerd in blad C, het vakblad voor communicatieprofessionals. Wil je het gehele artikel lezen? Download hier de PDF.

Het nieuwe samenwerken - Download PDF

Wat willen de gebruikers?

De gebruikers van een sociaal intranet zijn degene die het platform tot een succes maken - of juist niet. Het betrekken van de gebruikers in een vroeg stadium is daarom essentieel. Wij geven je tips om de gebruikers op een goede manier te betrekken.

Wensen verschillen

Een sociaal intranet is geschikt voor zowel projectteams, MKB en grote organisaties. Het is dan ook niet gek dat de wensen verschillen per organisatie en gebruiker. Start daarom met het inventariseren van de wensen van de gebruikers. De eerste vraag die je aan de gebruikers moet stellen is: wat zijn jouw vijf toptaken? Anders gezegd; welke 5 dingen wil je op het sociale intranet kunnen doen om je werk goed te kunnen uitvoeren? Biedt de gebruikers een lijst met taken aan en laat hen prioriteit geven aan 5 toptaken. Zo weet je wat de gebruikers echt belangrijk vinden.

Meer tips over het ontdekken van de toptaken vind je in het boek 'Toptaken - Ontdek de 5 dingen die mensen online ëcht van je willen' van Sabel Communicatie.

Vervolgens kun je meer de diepte in gaan. Met welke groepen mensen werken zij samen binnen de organisatie? In welke mate zijn de gebruikers bereid om zelf kennis te delen? En ga zo maar door.

Nu je toch de gebruikers inlicht over een nieuw sociaal intranet, kun je deze kans mooi benutten om hen over de voordelen te vertellen. Een stukje verwachtingsmanagement zullen we het maar noemen. Wat wil je als organisatie bereiken met het sociale intranet? Wat levert het de gebruikers op? Op deze manier zullen zij enthousiaster worden over de verandering die er aan komt.

Betrek de early adopters

Kijk wie de early adopters, de invloedrijke personen, zijn binnen jouw organisatie en geef deze personen een belangrijke rol bij het inrichten van het sociale intranet. Als zij enthousiast zijn over het platform, zullen zij anderen ook enthousiasmeren.

Maak het leuk!

Een sociaal intranet biedt gebruikers de kans om dichter bij elkaar te laten komen. Gebruikers kunnen zelf groepen aanmaken of zich aanmelden voor groepen die zij interessant vinden. Denk hierbij aan een afdeling, thema, project of informele groepen zoals een hardloopgroep.

Persoonlijk advies

Heb je hulp nodig bij het proces om de gebruikers te betrekken bij jouw sociale intranet? De adviseurs van Mett kunnen jou hierbij helpen. Wij vertellen je hier graag meer over. Je kunt contact met ons opnemen via helpdesk@mett.nl of door te bellen naar 030 292 07 01.



Kosten sociaal intranet snel terugverdiend

Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld per dag aan het zoeken en vinden van informatie? Bij de meeste mensen ligt dit rond de twee uur per dag. Onderzoek van McKinsey wijst uit dat je met een goed ingericht sociaal intranet 30 tot 35 procent tijd besparen bij het zoeken en vinden van informatie. Hoeveel zou dit binnen jouw organisatie opleveren?


Bron: McKinsey – The Social Economy (juli 2012)

 

"Reply to all" moet verboden worden

Bestanden worden gedeeld via het huidige intranet, email, Facebook, WeTransfer, Google Drive en Dropbox. 'Reply to all' is de favoriete knop van velen waardoor mailboxen overvol zijn. Met de toenemende hoeveelheid data en online tools die gebruikt worden door werknemers wordt het steeds lastiger om informatie terug te vinden. Het is een oerwoud van data en tools waar niet alleen mensen maar ook informatie in verdwaald raakt.

Wat als dit allemaal op één platform kan plaatsvinden? Een goed ingericht sociaal intranet levert circa 30 procent tijdsbesparing op bij het zoeken en vinden van informatie, wat gelijk staat aan circa 40 minuten per dag. De kosten van een sociaal intranet zijn hiermee snel terugverdiend.

“Social technologies can enable communication and collaborative work across dispersed locations. From almost any location, employees can initiate projects, form teams, and complete their tasks, all while being able to connect a face to a name for more ‘human’ contact,” zegt McKinsey in het onderzoek naar de waarde van sociale technologieën en sociaal samenwerken. “We estimate that 30 percent of current total e-mail time could be repurposed by moving communication to a social collaboration platform, freeing up 8 percent of the workweek for more productive activities.”
– McKinsey, The Social Economy (juli 2012)

Is een sociaal intranet duur?

Nee, als je een sociaal intranet op basis van het Mett platform inricht is het goedkoop. Bij vele aanbieders betaal je per gebruiker of hoeveelheid data. Bij Mett is dit niet het geval. Bij Mett betaal je slechts € 200,- per maand. Als één persoon 40 minuten aan tijd wint per dag door te werken op een sociaal intranet heb je dit bedrag al terugverdiend. Kortom, een sociaal intranet is geen kostenpost maar een slimme manier om kosten te besparen.

Vraag een gratis testomgeving aan.



Het sociale virtuele kantoor

Op de werkvloer is iedereen erg collegiaal, maar is dat ook zo in de virtuele omgeving? We zijn het gewend om offline vergaderingen pragmatisch in te delen. Waarom zien wij dan dat dit in een virtueel kantoor vaak niet het geval is? Nieuwe versies van bestanden worden geüpload en men weet niet meer welke versie de juiste is. Vervolgens vindt alle communicatie rondom het document plaats per email. Zie je het probleem?

Een virtueel kantoor is een traditionele digitale werkomgeving. Vaak is dit gelimiteerd tot het delen en downloaden van documenten en wordt er bedrijfsnieuws gedeeld. Door een virtueel kantoor sociaal te maken biedt je gebruikers de mogelijkheid om offline gesprekken ook online, op één plek, te voeren. Hierdoor kunnen alle bevoegden op dezelfde pagina in het sociale intranet deelnemen aan het gesprek - of zij nu op kantoor zijn of niet. Heeft iemand een nieuw document geüpload of een nieuwe reactie geplaatst? Dan ontvangen alle bevoegden een notificatie.

Interactie op en tussen verschillende niveau's

Een sociaal virtueel kantoor, of sociaal intranet, biedt de mogelijkheid tot interactie. Niet alleen met elkaar, maar ook met het management. Een sociaal virtueel kantoor is een open werkomgeving waar mensen van verschillende niveau's binnen een organisatie met elkaar in contact komen en blijven. Op die manier raken medewerkers meer betrokken bij de organisatie. Zo kan het management de mening peilen van medewerkers via een poll, kunnen medewerkers blogs schrijven over onderwerpen die zij belangrijk vinden en kunnen medewerkers ideëen inzenden.

"De gebruikers zijn niet gewend om op deze manier samen te werken."

Hier vergis je je in. Jouw medewerkers of collega's maken zelf hoogstwaarschijnlijk privé gebruik van social media en vele tools om online bestanden en informatie te delen. Is een bestand te groot om per email te delen? Dan gebruiken zij tool A. Willen zij collega's ook in een bepaald bestand laten werken? Dan gebruiken zij tool B. Alle tools die jijzelf, jouw medewerkers of collega's gewend zijn om te gebruiken zitten ook in een sociaal intranet van Mett. Het sociale intranet maakt gebruik van de principes van social media. Zo is het mogelijk om in Mett informatie te delen, te reageren, discussieren, liken en stemmen. Samenwerken wordt hiermee niet alleen efficiënter, effectiever en eenvoudiger, maar ook leuker.



Sociaal intranet: niet geschikt voor iedere organisatie (II)

In de vorige blog heb ik vier voorwaarden besproken om een sociaal intranet succesvol in te zetten in een organisatie, samenwerkingsverband of projectteam. In deze blog zal ik nog vier voorwaarden bespreken. Een sociaal intranet levert veel voordelen op. Om jouw sociale intranet tot een succes te maken, moet je in ieder geval rekening houden met de volgende voorwaarden.

5. Focus
6. Sociaal en interactief platform
7. Doorzettingsvermogen en structureel budget
8. Continue content publicatie

5. Focus

Een sociaal intranet voegt alleen waarde toe als de informatie op het platform relevant is voor de gebruiker. Daar is focus voor nodig. Als grote organisaties een sociaal intranet in gaan zetten, zullen ze focusgroepen moeten samenstellen van mensen die nauw samenwerken. Zo creëer je voor de gebruiker een vertrouwde omgeving. Dit stimuleert de gebruiker om het sociale intranet te gebruiken waar het voor bedoeld is.

6. Sociaal en interactief platform

Het sociale element is het verschil tussen een sociaal intranet en een normaal intranet. Dit voegt namelijk interactiviteit toe aan het platform. Het is daarom belangrijk dat de sociale elementen prominent aanwezig zijn en de gebruiker uitgenodigd wordt om ze te gebruiken. Een sociaal intranet wordt sneller en beter geïmplementeerd binnen een organisatie wanneer de sociale elementen bekend zijn bij de gebruikers. Daarom moeten dit herkenbare functionaliteiten zijn, zoals de like-button, de stemknop, het plaatsen van updates en de mogelijkheid om te reageren op alle pagina's. Hoe sociaal is jouw intranet?

7. Doorzettingsvermogen en structureel budget

Een sociaal intranet tot een succes maken vraagt tijd. Er is structureel budget en capaciteit nodig om de gebruikers te enthousiasmeren en activeren zodat zij actief gebruik gaan maken van het sociale intranet. Het is een lang proces waarbij iedereen moet wennen aan een nieuwe manier van samenwerken. Probeer en leer. Vraag de gebruikers waar zij behoefte aan hebben op een sociaal intranet en betrek ze bij het proces. Deze investering verdien je terug doordat gebruikers veel tijd zullen besparen.

8. Continue content publicatie

Een succesvol sociaal intranet is een community dat leeft. Naast de statische content zal er ook dynamische content moeten worden gepubliceerd. Als er dagelijks iets nieuws (dat kan ook klein nieuws zijn) wordt gepubliceerd krijgen de gebruikers het gevoel dat het platform leeft, wat hen stimuleert om zelf ook actief te publiceren en gebruik te maken van het platform.

Lees hier deel 1 van deze tweedelige blogreeks.

Probeer de gratis demo

Wil jij tijd en kosten besparen? Wil jij ook slim samenwerken? Je kunt eerst 30 dagen lang gratis en vrijblijvend de demo omgeving proberen. Zo kun je zelf kijken wat je van ons sociale intranet vindt! Vraag hier jouw demo omgeving aan.



Sociaal intranet: niet geschikt voor iedere organisatie (I)

Is een sociaal intranet wel geschikt voor jouw organisatie? In twee blogs bespreek ik de voorwaarden om een sociaal intranet succesvol in te zetten in een organisatie, samenwerkingsverband of projectteam. In deze blog bespreek ik de eerste helft en in de volgende blog de tweede helft.

Voorwaarden van een sociaal intranet:

1. Open cultuur
2. Bereidheid tot delen
3. Betrokkenheid
4. Flexibele werkomgeving

1. Open cultuur

Een transparante, open cultuur met open communicatie is essentieel voor het succes van een sociaal intranet. Bij een sociaal intranet is het succes afhankelijk van de gebruikers en een open cultuur stimuleert de gebruikers om het sociaal intranet in gebruik te nemen. Bij een sociaal intranet is open communicatie en interactie essentieel: vragen stellen, discussiëren, keuzes uitleggen, stemmen op ideeën, informatie delen en open gesprekken voeren. Het sociale intranet van Mett faciliteert deze mogelijkheden.

De open cultuur houdt ook in dat de communicatie niet alleen via een platform plaatsvindt, maar ook offline. Het sociale intranet is een aanvulling op de offline communicatie.

2. Bereidheid tot delen

Organisaties zijn succesvoller als men kennis deelt. Een sociaal intranet draait om delen. Het delen van kennis, informatie, documentatie en meningen. Stop energie in een sociaal intranet en je krijgt wat terug van de gebruikers. Een sociaal intranet is een sociaal samenwerkingsplatform. Het kan daarom alleen succesvol worden als de gebruikers én managers bereid zijn om te delen.

3. Betrokkenheid

Alle gebruikers en managers van het platform moeten betrokken zijn in de organisatie of het samenwerkingsverband. Hoofdzakelijk de laatste groep is belangrijk om te benoemen. Uit een interview met een partner van Mett, Partners+Pröpper, kwam naar voren dat vaak de communicatiemanager het sociale intranet opzet, maar niet goed weet hoe zij de gebruikers kunnen enthousiasmeren om het te gaan gebruiken.

Betrokkenheid is hier het sleutelwoord. Managers moeten het voorbeeld geven aan de andere gebruikers en gebruikerstrainingen organiseren zodat de gebruikers zelf ervaren wat het sociale intranet voor hen toevoegt, wat de voordelen zijn. De managers moeten daarom betrokken zijn met de gebruikers, anders zal het platform geen waarde toevoegen in de ogen van de gebruikers en zal het platform niet succesvol in gebruik worden genomen. Ons team kan je advies geven bij dit proces.

4. Flexibele werkomgeving

Een sociaal intranet draait om de gebruikers. Managers kunnen van te voren wel aangeven hoe zij willen dat het sociaal intranet wordt gebruikt, maar de gebruikers zijn degene die het sociale intranet in gebruik moeten nemen. Flexibiliteit is daarom belangrijk. Probeer en leer. Ga regelmatig het gesprek aan met de gebruiker en kijk waar de wensen liggen.

Maar ook het sociale intranet moet flexibel zijn. In Mett kan de manager functionaliteiten eenvoudig aan en uitschakelen. Op die manier zijn alleen de functionaliteiten voor de gebruiker zichtbaar die gebruikt worden en blijft het platform simpel en overzichtelijk.

Lees hier het vervolg op deze blog.

Probeer de gratis demo

Wij adviseren je bij het optimaal inzetten van een sociaal intranet van Mett. Maar wat dacht je ervan om Mett eerst zelf eens te proberen? Geheel gratis en vrijblijvend!



Netwerksamenwerking

De overheid werkt samen

De manier waarop overheden samenwerken is aan het veranderen. Overheidsinstanties werken slim samen door kennis te bundelen. Specialisten en betrokkenen komen samen en delen kennis en informatie. Een nieuwe manier van samenwerken die nieuwe uitdagingen met zich meebrengt.

Een nieuwe trend

"Na Het Nieuwe Werken is er een nieuwe trend ontstaan: netwerksamenwerking. Wij zien dat er steeds meer samenwerkingsverbanden ontstaan waarin organisaties gaan samenwerken rondom bepaalde thema’s en complexe vraagstukken. Dit is een trend die vooral binnen de overheid en grote organisaties speelt. Er ontstaan nu bijvoorbeeld vele gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Specialisten worden samengebracht en op deze manier wordt kennis en informatie op een slimme manier onderling gedeeld," zegt Jeroen Rispens, oprichter van Mett. "Deze organisaties hebben behoefte aan flexibiliteit als het gaat om samenwerken en kennisdelen. De mensen willen gefaciliteerd worden door een simpel en flexibel platform wat overal te raadplegen is. Dat deze organisaties nu zoeken naar online samenwerkomgevingen als een sociaal intranet is dan ook geen verrassing. Netwerksamenwerking en een sociaal intranet gaan hand in hand. Met behulp van een sociaal intranet kunnen netwerken optimaal samenwerken. Kennis en informatie wordt niet alleen beter gedeeld maar ook sneller. Complexe vraagstukken kunnen zo veel sneller worden behandeld."

Professioneel samenwerken

De verwachting is dat het komende jaar steeds meer overheidsinstanties en organisaties gaan samenwerken in netwerken en samenwerkingsverbanden. Maar wat is eigenlijk de definitie van een netwerkorganisatie? Het gaat om het verbinden van mensen van verschillende organisaties rondom kennis en thema's.

In een sociaal intranet wordt dat onder andere gefaciliteerd doordat men kan samenwerken in groepen. Zo kan alle communicatie en documentatie rondom een onderwerp op één plek plaatsvinden. Internen en externen, zoals bewoners of partners, kunnen allemaal bij de informatie die voor hen bedoeld is. De eigenaar van een groep bepaald of een groep op is, of juist alleen toegankelijk is voor de groepsdeelnemers. Alles veilig in een vertrouwde omgeving. Zo kunnen netwerken flexibel en slim samenwerken.

Jeroen Rispens: "Nieuw aan deze manier van organiseren is dat het eerder decentraal dan centraal in een organisatie tot stand komt. Hiervoor moet ruimte zijn en worden geboden door het management. Controle zal ingeruild moeten worden voor support, in de verwachting dat mensen in een organisatie kapitaal vormen dat je kunt ontwikkelen."

Start ook met slim samenwerken

Werk jij in een samenwerkingsverband of andere organisatie waarbij in veel netwerken samen wordt gewerkt? Leer meer over de mogelijkheden van een sociaal intranet, probeer de gratis demo omgeving of meld je aan voor een inspiratiesessie via e-mail of door contact met ons op te nemen via (030) 292 07 01.